Statutes

The Association in this document refers to International Association of Hand Papermakers and Paper Artists (IAPMA).

The Board of Directors – in German “Geschäftsführender Vorstand” – refers to the highest management body of the Association, which also represents the Association externally, or Directors present at a duly convened meeting of the Board of Directors at which a quorum is present.

Board Meeting means a meeting called by and attended by Members of the Board of Directors or of the Management Board with the respective due quorum being observed.

Cash Audit shall have the meaning given to it under the Laws of the Federal Republic of Germany governing organizations like the Association.

The Executive Bodies means the Board of Directors, and the Management Board.

Extraordinary Meeting refers to such an occurrence necessitated under the conditions specified under this Statutes.

Founding Members are those current members of the Association whose signatures were necessary for the minimum requirement for the official registration of the Association and are not necessarily the first founders of the Association or members of the Management Board. 

The General Assembly (in German “Mitgliederversammlung”) has the meaning stated in this Statutes.

General Audit shall have the meaning given to it under the Laws of the Federal Republic of Germany governing organizations like the Association.

The Management Board (in German “Der Vorstand” in the German original of these Statutes) is responsible for the day to day business of the Association of the Association and includes the Board of Directors.

An Officer of the Association means any Member of the Management Board, or Committee of the Association and any such person elected or appointed by the Association to perform any relevant duty for and on behalf of the Association.

The Governing Bodies of the Association are the General Assembly and the Management Board.

Reference to the Statutes in this document shall mean these Statutes of the Association as now framed or as from time to time altered by the General Assembly or by Special Resolution of an Extraordinary Meeting. Unless the context otherwise requires, words or expressions contained in these Statutes shall bear the same meaning as in the German laws governing such associations (“Vereinsgesetz der Bundesrepublik Deutschland”) or any statutory modification thereof in force at the date at which these Statutes become binding on the Association.  

§1 Name, Seat and Financial Year


1.    NAME

The Association carries the name “International Association of Hand Papermakers and Paper Artists (IAPMA),” hereafter “the Association” or “IAPMA.”

After its registration in the relevant Registry of Associations, it will bear the suffix “e.V.”


2.    SEAT

The Association will have its registered office in Dresden (Germany).


3.    REGISTRATION

The Association will be registered in the Registry of Associations at the Local District Court (“Amtsgericht”).


4.    FINANCIAL YEAR

The Financial Year of the Association is the calendar year.



§2 Purpose and Responsibilities


1.    NON-PROFIT STATUS

The Association shall only pursue aims which are directly of a non-profit nature as defined in the section “Purposes Eligible for Tax Relief” (“Steuerbegünstigte Zwecke”) of the Fiscal Code (“Aufgabenordnung”) of the Federal Republic of Germany.
The Association is free of political, racial and religious affiliation.


2.    PURPOSE AND REALIZATION OF GOALS

The purpose of the Association is the promotion of art and culture. Membership of the Association is open to all persons who have the achievement of this goal at heart.

The Association sees its immediate role in the representation and advocation of the interest of this group of people and in providing them with the necessary advice and support.

The purposes and goals of the Association will in particular be realized through the following:

a)    Promotion of communication between papermakers, paper artists, art collectors, museums and art galleries;

b)    Research and dissemination of information on developments and trends in worldwide papermaking and paper art through publications as well as the website www.iapma.info and social media;

c)    Organisation of national and international meetings, exhibitions, workshops, congresses and related activities with the aim of fulfilling the goals of the Association; and

d)    Preservation of papermaking as a handcraft and dissemination of knowledge about papermaking and its traditions.



§3 Non-Profit Nature


1.    The Association shall not be active in its own interests and shall not pursue any economic aims of its own.

2.    The Association’s funds may only be used for the purposes set out in its Statutes. Members shall not receive any benefits from the funds of the Association.

3.    The officers of the Association and its organs shall in principal work without salaries as outlined under the relevant German law (§3 No. 26 of EstG).

4.    No person shall benefit from expenditure which is alien to the purpose of the Association or from an unreasonably high remuneration.

5.    The members of the Association will receive no endowments or dividends from the funds of the Association when their membership elapses or in case of winding up of the Association.



§4 Membership


1.    MEMBERS

The Association will have ordinary members, membership as promoter / sponsor and honorary membership.

Membership is also open to persons who are not active in papermaking and paper art as handcrafts.


2.    ORDINARY MEMBERS

Ordinary members of the Association can be both natural persons and legal entities and / or independent organizations (e.g. universities, libraries, museums etc.).


3.    HONORARY MEMBERS

Private individuals and legal entities and / or organizations that have rendered special outstanding services to the Association and/or its goals and purposes may be awarded honorary membership.

The award shall be made by the Board of Directors.

Honorary members are not liable to pay membership fees.

4.    MEMBERSHIP AS PROMOTER / SPONSOR

Any natural person or legal entity and / or independent organization that provides financial and other support to the Association may be accorded membership as a promoter / sponsor.


5.    ATTAINMENT OF MEMBERSHIP

Applications for ordinary membership or membership as promoter / sponsor must be made online on the Association’s website (www.iapma.info) and addressed to the Management Board.

The application must include the name, address and telephone contact of the applicant and, in case of legal entities and / or independent organizations, the name of the duly authorized official.

With the application, the applicant duly recognizes the Statutes of IAPMA in case membership is granted. The power to grant membership lies with the Management Board. The decision shall be communicated to the applicant per e-mail.

The Management Board is not under any obligation to provide reasons for rejecting a membership application.


6.    TERMINATION OF MEMBERSHIP

Membership of the Association ends:

a)    when notice is given in writing by the member, whereby the membership ends with the end of the Financial Year;

b)    through exclusion of the member with immediate effect for important reason(s);

c)    on the day a legal entity and / or independent organization ceases to exist, enters receivership or files for bankruptcy; 

d)    in case of the death of a natural person; or

e)    with immediate effect when a member does not pay his / her / its membership fees within one month from the day a reminder was sent to the member per e-mail.

Upon membership termination, the person or legal entity and / or independent organization must return all equipment, property and documents of the Association that is in their possession to the Management Board.


7.    EXCLUSION FROM THE ASSOCIATION

A member can be excluded from the Association with immediate effect for important reason(s). An important reason exists when a member acts against the interests of the Association by wilful intent, due to gross negligence or gravely hinders harmonious cooperation in the Association.

The decision to dismiss a member from the Association must be communicated by the Management Board to the member in writing. The reasons for the exclusion must be mentioned in the letter of exclusion.

Before being excluded from the Association, the member concerned must be allowed to present his, her or its case orally or in writing within a reasonable period of time.

The concerned member can appeal the decision to exclude him / her / it from the Association within a month in writing. The appeal is deemed lodged on the day of receipt by the Management Board.

In case of an appeal following receipt of the exclusion decision, the General Assembly shall decide the fate of the membership in question. This notwithstanding, an appeal will have no suspensive effect on the exclusion. 


8.    MEMBERSHIP AT REGISTRATION OF THE ASSOCIATION

Persons who were already members during the founding and registration of the International Association of Hand Papermakers and Paper Artists (IAPMA) are automatically ordinary members of the Association.
The above is only not applicable when such a member gives notice per e-mail declining membership in the Association within four weeks from the day of receiving the notice that the Association has been duly registered with him / her / it as an automatic member.  The already paid membership fees will not be refunded in this case.

The notice by the Association to its current members declaring them automatic members must be made by e-mail within three weeks after the formative assembly. The notice must contain information on the right to object.


9.    SUPPORTED MEMBERSHIP

Anybody can apply for supported membership without the obligation to pay membership fees. The approval of such an application requires the consent of 51% of the members belonging to the Board of Directors.



§5 Rights and Obligations of Members


1.    RIGHTS OF MEMBERS

Each ordinary member of the Association has in accordance with the Statutes of the Association and the relevant laws both the active and passive right to vote, the right to cast votes, the right to participate and speak at the General Assembly of the Association and the right to make applications and suggestions for consideration at the General Assembly of the Association.


2.    RIGHTS OF HOLDERS OF MEMBERSHIP AS PROMOTERS / SPONSORS

Promoters / Sponsors can participate and speak at the General Assembly of the Association and also make applications and suggestions for consideration at the General Assembly of the Association.

Members of the category “Promoter / Sponsor” have no voting rights.


3.    RESPONSIBILITIES OF MEMBERS

Every member has the obligation to promote the interests of the Association, to pay his / her / its membership dues and to support the activities of the Association through their active involvement in so far as it is within his / her / its means.


4.    MEMBERSHIP DUES

Every ordinary member and holder of membership as promoter / sponsor shall pay a non-refundable membership fee that is due every year.

The amount of the annual membership fee shall be recommended by the Management Board and approved by the General Assembly.
The Management Board may make minor alternations to the amount due as membership fee, whereby the fact that the Association is open to the general public must be duly taken into account.

Students will pay a reduced sum amounting to half of the membership fee for ordinary members so long as they can provide proof of being students at the time of payment of the membership dues.

Legal entities and / or independent organizations will pay three times the membership fees of ordinary members.

Holders of membership as Promoters / Sponsors will pay at least the same membership fee as ordinary members.

Members of the Board of Directors, the Management Board and Association Officers shall have their membership fees waived for the duration of their term of office.


5.    REPRESENTATION OF LEGAL ENTITIES AND ORGANIZATIONS

Legal entities and / or independent organizations may exercise their membership rights through a person authorized in writing as their representative and who must be a member or official of the legal entity and / or organization.
Such representation of legal entities and / or independent organizations is necessary for participation at the General Assembly and for exercising their voting rights.

The corresponding proxy must be in writing and specific to a particular General Assembly.



§6 Governing Bodies


The governing bodies of the Association are the General Assembly and the Management Board.



§7 General Assembly


1.    SUPREME BODY

The supreme decision-making body of the Association is the General Assembly.


2.    FREQUENCY OF MEETINGS

The General Assembly must be held whenever the interests of the Association require it, but in any case, at least once a year.

The General Assembly may be held electronically if the situation so dictates.


3.    EXTRAORDINARY GENERAL ASSEMBLY

An Extraordinary General Assembly must be convened upon the request of a member of the Management Board or when at least one tenth of all members of the Association demand the same in writing from the Management Board stating the purpose and reasons to the corresponding notice.


4.    RESPONSIBILITIES

The General Assembly is in particular responsible for the:

a)    Appointment and dismissal of the Management Board;

b)    Approval of the Annual Report, including the Financial and Cash Report;

c)    Approval of the budget plan;

d)    Discharge of the Management Board;

e)    Determination of the expense allowances for Members of the Management Board;

f)     Fixing the membership fees;

g)    Selection of the Cash Auditors;

h)    Determination of the venue and time of the next General Assembly;

i)     Enactment of the Financial Regulations;

j)     Amendment of the Statutes of the Association;

k)    Dissolving the Association; and

l)     Deciding on the appeal of a member excluded from the Association by the Management Board.


5.    INVITATION

The General Assembly shall be convened by the President of the Association by e-mail, or, in his / her absence by the Vice President, with a minimum of six weeks’ notice and announcing the agenda. The notice period begins the day after the invitation was sent.

The written invitation to a member is deemed to have been delivered when it is sent to the member’s last known e-mail address that was provided to the Association by the member in writing.


6.    AGENDA

The Management Board shall be responsible for determining the agenda.

The agenda of the General Assembly must include the following items:

- Report of the President or Vice President;

- Accountability Report of the Treasurer;

- Report of the Auditors and Cash Auditors;

- Discharge of the Management Board;

- Election of the Management Board during election years;

- Selection of the Auditors or Audit Company for the Annual Report of the incoming Financial Year; and

- Any other business.

Any member may apply to place new items on the agenda by notifying the Management Board in writing at least three weeks before the date of the General Assembly.


7.    ADMINISTRATION OF THE GENERAL ASSEMBLY

At the beginning of the General Assembly, a Chairperson to head the General Assembly and a Secretary to take minutes of the General Meeting will be elected by the members upon recommendation by the President or, in the absence of the President, the Vice President and in the absence of the Vice President too, upon recommendation from the Management Board.

8.    QUORUM

Members must attend the General Assembly in person. A quorum exists irrespective of the number of members in attendance so long as the General Assembly was called following the correct procedures.

Participation is also possible online or through other electronic means and through the website of the Association (www.iapma.info).


9.    VOTING

Voting shall be open and a simple majority of valid votes shall suffice as the majority decision. Abstentions shall not be taken into account.


10. APPOINTMENT OF THE MANAGEMENT BOARD

The appointment and dismissal of the Members of the Management Board need not be only at the General Assembly but can also be effected through online voting under the website of the Association (www.iapma.info).

Any member is eligible to stand as a candidate for any position in the Management Board or to nominate any other member(s) for election to any post in the Management Board.
The Management Board must be informed of any candidature or nomination of candidates at least three weeks before the voting date.
The names and profiles of the candidates will be published on the website of the Association (www.iapma.info) three weeks before the election date.

Tallying of votes cast shall be done by the Secretary of the General Assembly and two further members of the current Management Board.

The election results shall be published on the website of the Association.


11. DECISION MAKING

An effective decision of the General Assembly in accordance with §7 Art. 8 and 9 of the Statutes of the Association presupposes that the issue(s) at hand was or were presented by the President to the members for voting by e-mail with six weeks’ notice and a clear articulation of the subject matter(s) requiring their decision.

The six weeks’ notice period starts on the day after the notice was sent to members. The notice is deemed delivered when it has been sent to the last known e-mail address that was disclosed to the Association by the member in writing.


12. RECORDING OF DECISIONS

Decisions of the General Assembly shall be recorded and certified by the Secretary of the General Assembly.
The record of the proceedings will be made accessible to all members by publication on the website of the Association (www.iapma.info).



§8 Management Board


1.    BOARD OF DIRECTORS

The Board of Directors in accordance with §26 of the German Civil Code (BGB) consists of the President, the Vice President, the Treasurer and two further members of the Management Board.


2.    MANAGEMENT BOARD

The Management Board shall be composed of the Members of the Board of Directors as defined under §26 BGB and as many further members as the Board of Directors deems necessary for the optimal management of the Association.

At least one member of the Management Board as defined under §26 BGB must be fluent in German; at least one member of the Management Board must have his / her place of permanent residence in Germany.
Both preconditions can be fulfilled by one person elected to serve on the Management Board.
All members of the Management Board must readily have valid entry rights and documents for the territory of the Federal Republic of Germany.

The total number of the Management Board members must be an odd number.


3.    REPRESENTATION OF THE ASSOCIATION

As defined under §26 BGB the association shall be represented in court and outside court by two members of the Board of Directors jointly.


4.    RESPONSIBILITIES OF THE MANAGEMENT BOARD

The Management Board is responsible for all affairs of the Association.
The Management Board shall pass rules of procedure for its activities and align the business distribution plan accordingly.

The President shall by virtue of his / her office be the Congress Coordinator. 


5.    FLEXIBLE DISTRIBUTION OF TASKS

The areas of responsibility for each member of the Management Board who are not members of the Board of Directors as defined under §26 BGB can be altered per resolution of the Board of Directors if they see an important reason to do so.

6.    TERM OF OFFICE OF THE MANAGEMENT BOARD

Members of the Management Board shall serve for three years from the date of their election. They may be re-elected.

All members of the Management Board will remain in office until new elections are held even if their term of office has expired.

7.    PREMATURE DEPARTURE OF (A) MEMBER(S) OF THE BOARD OF DIRECTORS

Should a member of the Board of Directors as defined under §26 BGB leave before the end of his / her term of office, the Management Board shall have the right to co-opt a temporary replacement until the next General Assembly. The co-opted temporary member of the Board of Directors shall be picked from amidst members of the Management Board who are not members of the Board of Directors as defined under §26 BGB. 


8.    RESIGNATION OF MEMBERS OF THE MANAGEMENT BOARD

A member of the Management Board who wants to resign must do so in writing, which may also be by e-mail, giving the Management Board one month’s notice.
A member of the Management Board ceases to hold office when his / her membership in the Association has ended.


9.    HONORARIA AND REIMBURSEMENTS

The Management Board shall conduct the affairs of the Association in an honorary capacity.

The members of the Management Board shall receive annual expense allowances at an economically reasonable level. The General Assembly shall determine the economically acceptable amount.

Expenses incurred shall be presented to the Management Board upon prior approval by two members of the Board of Directors and reimbursed in accordance with the Financial Regulations of the Association.


10. MEETINGS OF THE MANAGEMENT BOARD

The Management Board shall make decisions at ordinary Board Meetings held electronically or by teleconference and called with one week’s notice by the President and, in his or her absence, by the Vice President, via e-mail containing the agenda. The Board Meetings shall take place at least twice a year.
A Board Meeting must be called if a member of the Management Board makes a corresponding demand to the President of the Association.

The members of the Management Board are free to hold a Board Meeting if such a demand for a Board Meeting is not honoured within two weeks. 

Board resolutions shall in principle be passed by simple majority based on the number of votes cast.


11. DECISION MAKING OUTSIDE MEETINGS OF THE MANAGEMENT BOARD

Resolutions can be passed and decisions made by the Management Board outside Board meetings in writing, by facsimile, telegraphically and electronically (for example online voting via www.iapma.info, the website of the Association) save where the Statutes of the Association prescribe specific procedural rules and so long as each participating member is in a position to credibly vote positively, negatively or to abstain.

The above notwithstanding, voting may also be carried out through file circulation procedure.


12. QUORUM

Attendance of Board Meetings must be in person, including electronically, and a quorum exists when at least three members of the Management Board are present and the meeting was called in accordance with the procedures stated in the Statutes.


13. SEAT AND CEO/MANAGING DIRECTOR

The Board of Directors can appoint a Chief Executive Officer (CEO) / Managing Director to oversee the day-to-day running of the Association and open a corresponding office as the main seat of the Association. The Powers-of-Attorney and responsibilities must be enshrined in a Management Contract and the approval of the General Assembly sought.

The CEO / Managing Director so appointed shall attend Board meetings as an Ex-Officio, i.e. without voting rights.


14. RULES OF PROCEDURE

The Management Board shall determine its own rules of procedure that must not necessarily form part of the Statutes.

The rules of procedure shall include a description of the specific areas of responsibility of the members of the Management Board.


15. MINUTES AND RECORDS

Minutes and records of the Board Meetings shall be taken and signed by the person who chaired the Board Meeting. Minutes of the Board Meeting must be availed to all members of the Management Board within one week after the Board Meeting.


16. INTERNAL COMMUNICATION

Members of the Management Board and the Officers of the Association shall present monthly reports and other relevant information of their activities through an online forum within the website of the Association.

The Secretary of the Board will present a summary of these monthly reports on the website of the Association.



§9 Officers of the Association


1.    The officers of the Association will be nominated by the Board of Directors and confirmed by the General Assembly.

2.    The term of office of the officers of the Association will correspond to that of the members of the Board of Directors.



§10 General Auditing and Cash Audit


1.    The General Audit and Cash Audit shall be part of the Annual Report of the Association.

2.    The Cash Audit of the Association shall be carried out by two auditors who do not necessarily have to be members of the Association.

3.    The Cash Auditor and the Treasurer of the Association shall not be identical. The Cash Auditors shall prepare cash audits limited to the respective Financial Year.



§11 Amendment of the Statutes


1.    Amendments to these Statutes of IAPMA, including change of purpose of the Association, require at least a two thirds majority of valid votes cast in the General Assembly.

2.    Changes and / or amendments demanded by supervisory, financial and other statutory authorities due to legal formalities can directly be implemented by the Management Board.

The above power is, however, limited to the relief of the said statutory orders.
All members must be informed about the resultant amendment in writing within one month.



§12 Dissolution of the Association


1.    A resolution to dissolve the Association can be passed if recommendations for a new Board of Directors isn’t lodged in time for their election with the result that no Board of Directors can be elected.

2.    A resolution to dissolve the Association requires four fifths of valid votes cast by members of the Association at the General Meeting.

3.    ­­­In the event of the dissolution or annulment of the Association, or in the event of the discontinuation of the tax-privileged purposes, the assets of the Association shall pass to a legal entity under public law or to another tax-privileged corporation for the purpose of promoting paper art, art and culture.

4.    The aforesaid regulation also applies if the Association is dissolved for any other reason(s) or loses its legal rights.



§13 Final Provisions


1.    This Statutes of IAPMA is in accordance with and subject to the laws of the Federal Republic of Germany. Seat of jurisdiction is the seat of the Association.

2.    The ineffectiveness of any article in the Statutes has no legal effect on the other articles.

3.    The original of the Statutes of the Association is the German version, which is the legally authoritative document. All other language versions, including this one, are only for convenience.



Dresden, March 13, 2021      

§1 Name, Sitz, Rechtsform und Geschäftsjahr
 
 
1.    NAME
 
Der Verein führt den Namen „International Association of Hand Papermakers and Paper Artists (IAPMA).“ Nach erfolgter Eintragung in das Vereinsregister erhält der Verein den Zusatz "eingetragener Verein" ("e.V.").
 
 
2.    SITZ
 
Der Verein hat seinen Sitz in Dresden.
 
 
3.    EINTRAGUNG
 
Der Verein wird im Vereinsregister beim zuständigen Amtsgericht eingetragen.
 
 
4.    GESCHÄFTSJAHR
 
Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.
 

 
§2 Zweck und Aufgaben
 
 
1.    GEMEINNÜTZIGKEIT
 
Der Verein verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne des Abschnitts „Steuerbegünstigte Zwecke“ der Abgabenordnung.
Der Verein ist frei von politischen, rassischen und konfessionellen Bindungen.
 
 
2.    ZWECK UND VERWIRKLICHUNG
 
Zweck des Vereins ist die Förderung von Kunst und Kultur.
Der Verein ist offen für alle Personen, denen die Aufgaben aus vorstehendem Satz am Herzen liegen.
 
Der Verein versteht sich in seinem Wirken als Interessenvertreter für diesen Personenkreis und bietet ihnen Beratung und Hilfe an.
 
Der Satzungszweck wird insbesondere verwirklicht durch:
 
a)     Die Unterstützung von Kommunikation zwischen Papiermachern, Papierkünstlern, Kunstsammlern, Museen und Galerien;
 
b)     Recherche und Verbreitung von Informationen durch Publikationen sowie die Website www.iapma.info und Social Media über die Entwicklungen in den Bereichen des Papiermachens und der Papierkunst weltweit;
 
c)     Organisation von nationalen und internationalen Treffen, Ausstellungen, Workshops, Kongressen und anderen zur Erfüllung des Vereinszwecks dienende Veranstaltungen;
 
d)     Erhaltung des Papiermacherhandwerks und Verbreitung des Wissens über Papiermacherei und Brauchtum.
 

 
§3 Selbstlosigkeit
 
 
1.    Der Verein ist selbstlos tätig; er verfolgt keine eigenwirtschaftlichen Zwecke.
 
2.    Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Die Mitglieder erhalten keine Zuwendungen aus Mitteln des Vereins.
 
3.    Die Vereins- und Organämter werden grundsätzlich ehrenamtlich im Sinne § 3 Nr. 26 EstG ausgeübt.
 
4.    Es darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck der Körperschaft fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden.
 
5.    Die Mitglieder erhalten bei ihrem Ausscheiden oder bei Auflösung des Vereins keine Anteile des Vereinsvermögens.
 

 
§4 Mitgliedschaft
 
 
1.    MITGLIEDER
 
Der Verein hat ordentliche und fördernde Mitglieder sowie ggfs. Ehrenmitglieder.
Die Mitgliedschaft steht auch Personen offen, die keinen handwerklichen oder künstlerischen Bezug zu Papier aufweisen.
 
2.    ORDENTLICHE MITGLIEDER
 
Ordentliches Mitglied des Vereins können natürliche Personen, juristische Personen und rechtlich selbständig handelnde Organisationen (z.B. Universitäten, Bibliotheken, Museen) sein.
 
 
3.    EHRENMITGLIEDER
 
Zu Ehrenmitgliedern können Personen ernannt werden, die sich besondere Verdienste um den Verein IAPMA erworben haben. Die Ernennung muss durch den Vorstand erfolgen.
Ehrenmitglieder sind von der Beitragspflicht befreit.
 
 
4.    FÖRDERMITGLIEDER
 
Förderndes Mitglied kann jede natürliche und juristische Person werden, die den Zweck des Vereins unterstützt.
 
 
5.    ERWERB DER MITGLIEDSCHAFT
 
Der Antrag auf Aufnahme als ordentliches oder förderndes Mitglied ist online auf der Webseite des Vereins (www.iapma.info) beim Vorstand unter Angabe des Namens, der Anschrift, der telefonischen Erreichbarkeit und – bei juristischen Personen und rechtlich selbständig handelnden Organisationen – der Vertretungsperson(en) zu stellen.
 
Mit dem Antrag erkennt der Antragsteller für den Fall seiner Aufnahme die Satzung und Vereinsordnungen an. Über die Aufnahme entscheidet der Vorstand. Die Entscheidung ist dem Antragsteller per E-Mail mitzuteilen.
 
Der Vorstand ist nicht verpflichtet, etwaige Gründe für die Ablehnung eines Antrags auf Mitgliedschaft bekanntzugeben.
 
 
6.    ENDE DER MITGLIEDSCHAFT
 
Die Mitgliedschaft endet:
 
a)    mit schriftlicher Austrittserklärung zum Ende des Beitragsjahres;
 
b)    durch Ausschluss aus dem Verein mit sofortiger Wirkung bei Vorliegen eines wichtigen Grundes;
 
c)    bei juristischen Personen und rechtlich selbstständig handelnden Organisationen durch deren Erlöschen und durch Eröffnung eines Insolvenzverfahrens mit dem Datum des Insolvenzantrags;
 
d)    bei natürlichen Personen durch deren Tod oder
 
e)    mit sofortiger Wirkung, wenn das Mitglied seinen fälligen Mitgliedsbeitrag nicht innerhalb von einem Monat nach der per E-Mail übersendeten Zahlungserinnerung beglichen hat.
 
Bei Beendigung der Mitgliedschaft hat das Mitglied alle in seiner Verwahrung befindlichen, dem Verein IAPMA gehörenden Gegenstände und Unterlagen an den Geschäftsführenden Vorstand herauszugeben.
 
 
7.    MITGLIEDERAUSSCHLUSS
 
Ein Mitglied kann aus dem Verein aus wichtigem Grund mit sofortiger Wirkung ausgeschlossen werden.
 
Ein wichtiger Grund ist insbesondere gegeben, wenn ein Mitglied schuldhaft in schwerwiegender Weise den Zwecken oder dem Ansehen des Vereins schadet oder die Zusammenarbeit der Mitglieder in sonstiger Weise erheblich beeinträchtigt.
Der Ausschluss erfolgt durch den Vorstand und ist dem Mitglied schriftlich mitzuteilen. Der Ausschluss ist gegenüber dem Mitglied zu begründen.
 
Vor der Beschlussfassung ist dem Mitglied unter Setzung einer angemessenen Frist Gelegenheit zu geben, sich mündlich oder schriftlich zu rechtfertigen. Gegen den Ausschluss kann das Mitglied innerhalb eines Monats schriftlich gegenüber dem Vorstand Einspruch erheben. Maßgebend für die Berechnung der Frist ist das Zustellungsdatum.
 
Über den Einspruch entscheidet die darauffolgende Mitgliederversammlung. Der Einspruch entfaltet keine aufschiebende Wirkung.  
 
 
8.    MITGLIEDER BEI VEREINSGRÜNDUNG
 
Eine automatische ordentliche Mitgliedschaft erhalten diejenigen Personen, die zur Zeit der Gründungsversammlung bereits Mitglied der IAPMA - International Association of Hand Papermakers and Paper Artists (Internationale Vereinigung von Handpapiermachern und Papierkünstlern) sind.
 
Etwas anderes gilt nur dann, wenn das Mitglied der IAPMA − International Association of Hand Papermakers and Paper Artists (Internationale Vereinigung von Handpapiermachern und Papierkünstlern) − nach Zugang der Mitteilung des Vereins über seine Gründung und die damit verbundene automatische Vereinsmitgliedschaft innerhalb von vier Wochen per E-Mail widersprochen hat. Der bereits bezahlte Mitgliedsbeitrag wird nicht erstattet.
 
Die Mitteilung des Vereins an seine Mitglieder über die Gründung und die damit verbundene automatische Vereinsmitgliedschaft erfolgt per E-Mail innerhalb von drei Wochen nach der Gründungsversammlung.
 
Die Mitteilung enthält auch die Information über das Widerspruchsrecht.    
 
 
9.    GEFÖRDERTE MITGLIEDSCHAFT
 
Jede Person kann eine geförderte Mitgliedschaft ohne Beitragszahlung beantragen. Der Bewilligung dieses Antrages bedarf es der Zustimmung von 51% der Mitglieder, die dem Geschäftsführenden Vorstand angehören.
 
 
§5 Rechte und Pflichten der Mitglieder
 
 
1.    RECHTE DER MITGLIEDER
 
Jedes ordentliche Mitglied hat nach Maßgabe der Satzung und Gesetze insbesondere das aktive und passive Wahlrecht, das Stimmrecht, das Teilnahme- und Rederecht bei Mitgliederversammlungen des Vereins sowie das Antrags- und Vorschlagsrecht.
 
 
2.    RECHTE DER FÖRDERMITGLIEDER
 
Fördernde Mitglieder haben das Teilnahme- und Rederecht bei Mitgliederversammlungen des Vereins sowie das Antrags- und Vorschlagsrecht.
Fördernde Mitglieder haben allerdings kein Stimmrecht.
 
 
3.    PFLICHTEN DER MITGLIEDER
 
Jedes Mitglied hat die Pflicht, die Interessen des Vereins zu fördern, insbesondere regelmäßig seine Mitgliedsbeiträge zu leisten und, soweit es in seinen Kräften steht, die Veranstaltungen des Vereins durch seine Mitarbeit zu unterstützen.
 
4.    MITGLIEDSBEITRÄGE
 
Jedes ordentliche Mitglied und jedes Fördermitglied hat einen Mitgliedsbeitrag zu entrichten, der jährlich fällig und in keinem Fall erstattet wird.
 
Die Höhe des Mitgliedsbeitrags wird vom Vorstand vorgeschlagen und von der Mitgliederversammlung festgelegt; kleinere Anpassungen darf der Vorstand unmittelbar beschließen. Dabei ist die Offenheit des Vereins für die Allgemeinheit angemessen zu berücksichtigen.
 
Studierende zahlen einen auf die Hälfte ermäßigten Mitgliedsbeitrag, sofern sie für den Zeitpunkt der Fälligkeit des Mitgliedsbeitrags eine Bescheinigung über den Vollzeitstatus als Studierender vorlegen.
 
Juristische Personen und rechtlich selbständig handelnde Organisationen zahlen einen um das Dreifache erhöhten Mitgliedsbeitrag.
Fördermitglieder zahlen mindestens den regulären Mitgliedsbeitrag.
 
Mitgliedern des Geschäftsführenden Vorstands, des Erweiterten Vorstands, und Trägern von Vereinsämtern wird der Mitgliedsbeitrag für die Dauer ihrer Amtszeit erlassen.
 
 
5.    VERTRETUNG JURISTISCHE PERSONEN UND ORGANISATIONEN
 
Juristische Personen und rechtlich selbstständig handelnde Organisationen können ihre Mitgliedsrechte durch einen schriftlich bestellten Vertreter wahrnehmen, der der juristischen Person bzw. der rechtlich selbstständig handelnden Organisation zugehörig ist.
 
Die Möglichkeit der Stellvertretung gilt insbesondere für die Teilnahme an den Mitgliederversammlungen und für die Ausübung eines Stimmrechts.
Die Vollmachten bedürfen der Textform und sind für jede Mitgliederversammlung gesondert zu erteilen.
 
 

§6 Organe des Vereins
 
 
Organe des Vereins sind die Mitgliederversammlung und der Vorstand.
 
 

§7 Mitgliederversammlung
 
 
1.    OBERSTES ORGAN
 
Die Mitgliederversammlung ist das oberste beschließende Organ des Vereins.
 
 
2.    REGELMÄSSIGKEIT
 
Die Mitgliederversammlung ist einzuberufen, wenn es das Interesse des Vereins erfordert, jedoch mindestens einmal pro Jahr.
 
Wenn erforderlich ist, darf die Mitgliederversammlung elektronisch gehalten werden.
 
3.    AUSSERORDENTLICHE MITGLIEDERVERSAMMLUNG
 
Eine außerordentliche Mitgliederversammlung muss auf Antrag eines Vorstandsmitglieds einberufen werden oder wenn dies mindestens ein Zehntel aller Vereinsmitglieder schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe vom Vorstand verlangt.
 
 
4.    ZUSTÄNDIGKEITEN
 
Die Mitgliederversammlung ist insbesondere zuständig für:
 
a)    die Bestellung und Abberufung von Vorstandsmitgliedern;
 
b)    die Entgegennahme des Geschäftsberichts einschließlich Finanz- und Kassenberichts;
 
c)     die Genehmigung der Budgetplanung;
 
d)    die Entlastung der Mitglieder des Vorstands;
 
e)    die Höhe der Aufwandsentschädigung für Vorstandsmitglieder;
 
f)     die Höhe des jährlichen Mitgliedsbeitrags;
 
g)     die Wahl der Kassenprüfer;
 
h)    die Abstimmung über Ort und Zeit der nächsten Mitgliederversammlung;
 
i)      den Erlass einer Finanzordnung;
 
j)     Satzungsänderungen;
 
k)     die Auflösung des Vereins; und
 
l)      den Einspruch gegen einen Beschluss über den Ausschluss eines Vereinsmitglieds.
 
 
5.    EINLADUNG
 
Mitgliederversammlungen werden von dem/der PräsidentIn, im Fall seiner/ ihrer Verhinderung von dem VizepräsidentIn, unter Einhaltung einer Frist von sechs Wochen per E-Mail unter Angabe der Tagesordnung einberufen. Die Frist beginnt mit dem auf die Absendung der Nachricht folgenden Tag.
 
Das Einladungsschreiben gilt dem Mitglied als zugegangen, wenn es an die letzte vom Mitglied dem Verein schriftlich bekanntgegebene E-Mail-Adresse gesendet wurde.  
 
 
6.    TAGESORDNUNG
 
Die Tagesordnung setzt der Vorstand fest.
Die Tagesordnung der Mitgliederversammlung muss folgendes enthalten:
 
§  Bericht des Präsidenten bzw. der Präsidentin;
 
§  Rechenschaftsbericht des Schatzmeisters bzw. der Schatzmeisterin;
 
§  Bericht der Wirtschaftsprüfer und Kassenprüfer;
 
§  Entlastung des Vorstands;
 
§  In den Wahljahren Wahl des Vorstands;
 
§  Wahl der Wirtschaftsprüfer bzw. Wirtschaftsprüfungsgesellschaft für den Jahresabschluss; und
 
§  Verschiedenes / Sonstiges.
 
Jedes Vereinsmitglied kann bis spätestens drei Wochen vor der Mitgliederversammlung beim Vorstand schriftlich eine Ergänzung der Tagesordnung beantragen.
 
 
7.    LEITUNG UND PROTOKOLLIERUNG
 
Zu Beginn der Mitgliederversammlung werden auf Vorschlag des / der PräsidentenIn, bei dessen / deren Verhinderung auf Vorschlag des / der VizepräsidentenIn und bei dessen/deren Verhinderung auf Vorschlag des Vorstands ein/e Versammlungsleiter/in und ein/e Schriftführer/in gewählt.
 
 
8.    BESCHLUSSFÄHIGKEIT
 
Die Mitgliederversammlung ist als Präsenzveranstaltung ohne Rücksicht auf die Anzahl der erschienenen Mitglieder beschlussfähig, wenn sie ordnungsgemäß einberufen wurde.
 
Diese Versammlung ist auch online oder über die technischen Möglichkeiten der Website (www.iapma.info) möglich.
 
 
9.    ABSTIMMUNGEN
 
Die Mitgliederversammlung beschließt in offener Abstimmung, mit einfacher Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen; Stimmenthaltungen bleiben außer Betracht.  
 
 
10. BESTELLUNG DES VORSTANDS
 
Die Bestellung bzw. Abberufung von Vorstandsmitgliedern kann außerhalb einer Versammlung stattfinden durch eine online-Abstimmung über die Webseite des Vereins (www.iapma.info).
 
Jedes Mitglied kann sich zur Bestellung als Vorstand für einen bestimmten Aufgabenbereich aufstellen lassen oder andere Vereinsmitglieder als Vorstand für einen bestimmten Aufgabenbereich vorschlagen.
 
Die Kandidatur bzw. der Kandidatur- Vorschlag muss dem Vorstand bis spätestens drei Wochen vor der Abstimmung zur Kenntnis gelangt sein.
 
Innerhalb von drei Wochen vor der Abstimmung werden die Kandidaten online auf der Webseite des Vereins (www.iapma.info) vorgestellt.
 
Die Auszählung der Stimmen erfolgt durch den / die SchriftführerIn und zwei weitere Mitglieder des bisherigen Gesamtvorstands.
 
Das Wahlergebnis wird auf der Webseite des Vereins veröffentlicht.
 
11. BESCHLUSSFASSUNG
 
Eine wirksame Beschlussfassung der Mitglieder nach §7 Abs. 8 und 9 der Satzung setzt voraus, dass die Mitgliederversammlung zur Abstimmung von dem / der PräsidentIn, im Fall seiner / ihrer Verhinderung von dem / der VizepräsidentIn unter Einhaltung einer Frist von sechs Wochen per E-Mail unter Angabe des Beschlussgegenstandes einberufen wurde.
 
Die Frist beginnt mit dem auf die Absendung der Nachricht folgenden Tag.
 
Das Einladungsschreiben gilt dem Mitglied als zugegangen, wenn es an die letzte vom Mitglied dem Verein schriftlich bekanntgegebene E-Mail-Adresse gesendet wurde.
 
 
12. PROTOKOLLIERUNG VON BESCHLÜSSEN
 
Über die auf der Mitgliederversammlung gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift anzufertigen, die von dem/der Schriftführer/in zu unterzeichnen ist.
 
Die Niederschrift wird auf der Webseite des Vereins (www.iapma.info) für alle Mitglieder einsehbar veröffentlicht.
 
 

§8 Vorstand
 
 
1.    GESCHÄFTSFÜHRENDER VORSTAND
 
Der Geschäftsführende Vorstand nach §26 BGB besteht aus dem/der Präsident(in), dem/der Vizepräsident(in), ein(er) Schatzmeister(in) und bis zu zwei weiteren Vorstandsmitgliedern.
 
 
2.    GESAMTVORSTAND (VORSTAND)
 
Der Gesamtvorstand setzt sich zusammen aus den Mitgliedern des Geschäftsführenden Vorstands nach §26 BGB und aus so vielen weiteren Mitgliedern, wie es der Geschäftsführende Vorstand für die optimale Führung des Vereins für notwendig hält.
 
Mindestens ein Mitglied des Gesamtvorstands nach §26 BGB soll deutschsprachig sein; mindestens ein Mitglied des Gesamtvorstands nach §26 BGB soll seinen Wohnsitz in Deutschland haben. Beide Voraussetzungen können durch ein einziges Mitglied des Gesamtvorstands nach §26 BGB erfüllt werden.
 
Alle Mitglieder des Gesamtvorstands nach §26 BGB müssen zu jeder Zeit ein freies Einreiserecht für Deutschland haben.
 
Die Anzahl der Mitglieder des Gesamtvorstandes muss ungerade sein.
 
 
3.    VERTRETUNG DES VEREINS NACH AUSSEN
 
Nach §26 BGB wird der Verein gerichtlich und außergerichtlich durch zwei Mitglieder des Geschäftsführenden Vorstands gemeinsam vertreten.
 
 
4.    AUFGABEN DES GESAMTVORSTANDS
 
Der Gesamtvorstand ist für alle Angelegenheiten des Vereins zuständig.
 
Der Gesamtvorstand gibt sich eine Geschäftsordnung und legt den Geschäftsverteilungsplan fest.
 
Der Präsident bzw. die Präsidentin ist vom Amts wegen automatisch Kongresskoordinator(in).
 
 
5.    FLEXIBLE AUFGABENVERTEILUNG
 
Die Aufgabenbereiche der Mitglieder des Gesamtvorstands, die nicht dem Geschäftsführenden Vorstand nach §26 BGB zugehören, können aus wichtigem Grund durch Beschluss des geschäftsführenden Vorstands nach §26 BGB geändert werden. 
 
 
6.    AMTSDAUER GESAMTVORSTAND
 
Mitglieder des Gesamtvorstands werden für die Dauer von drei Jahren, vom Tage der Wahl gerechnet, bestellt. Eine Wiederwahl ist zulässig.
 
Nach Ablauf der Wahlperiode bleibt der Gesamtvorstand bis zur Wahl des neuen Gesamtvorstandes im Amt.
 
 
7.    VORFRISTIGES AUSSCHEIDEN VON VORSTANDSMITGLIEDERN
 
Scheidet ein Mitglied des Geschäftsführenden Vorstands nach §26 BGB vor Ablauf seiner Amtsdauer aus, so ist der Gesamtvorstand berechtigt, ein Ersatzmitglied bis zur nächsten ordentlichen Mitgliederversammlung zu kooptieren.
Das Ersatzmitglied ist aus denjenigen Mitgliedern des Gesamtvorstands zu berufen, die nicht bereits mit einem Vorstandsamt des geschäftsführenden Vorstands nach §26 BGB betraut sind.
 
 
8.    NIEDERLEGUNG DES AMTES VON VORSTANDSMITGLIEDERN
 
Legt ein Vorstandsmitglied sein Amt nieder, so hat es dies schriftlich, auch per E-Mail, unter Einhaltung einer Frist von einem Monat gegenüber dem Gesamtvorstand zu erklären.
 
Das Vorstandsamt endet ferner mit dem Ende der Mitgliedschaft in dem Verein.   
 
 
9.    EHRENAMTLICHE VERGÜTUNG DES VORSTANDES
 
Die Mitglieder des Vorstands sind ehrenamtlich tätig.
 
Die Mitglieder des Vorstands erhalten eine jährliche Aufwandsentschädigung in für den Verein wirtschaftlich vertretbarer Höhe. Über die Höhe entscheidet die Mitgliederversammlung.
Auslagen sind dem Gesamtvorstand nach Genehmigung durch zwei Mitglieder des Geschäftsführenden Vorstandes entsprechend der Finanzordnung zu erstatten.
 
 
10. VORSTANDSSITZUNGEN
 
Der Vorstand fasst seine Beschlüsse im Allgemeinen in Vorstandssitzungen, die von dem / der PräsidentIn, bei dessen / deren Verhinderung von dem / der VizepräsidentIn, mindestens zweimal im Jahr fernmündlich oder per E-Mail unter Mitteilung der Tagesordnung einberufen werden. In jedem Fall ist eine Einberufungsfrist von einer Woche einzuhalten.
 
Der Vorstand muss einberufen werden, wenn ein Vorstandsmitglied die Einberufung per E-Mail von dem / der PräsidentIn verlangt. Wird dem Verlangen nicht innerhalb von zwei Wochen entsprochen, sind die Vorstandsmitglieder, die die Einberufung verlangt haben, berechtigt, selbst die Vorstandssitzung einzuberufen.
 
Der Vorstand beschließt grundsätzlich in offener Abstimmung mit der Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen. 
 
 
11. BESCHLUSSFASSUNG AUSSERHALB VON VORSTANDSSITZUNGEN
 
Außerhalb von Vorstandssitzungen können Beschlüsse, soweit nicht zwingendes Recht eine andere Form vorschreibt, durch schriftliche, fernschriftliche, telegrafische, elektronische (z.B. E-Mail, online-Abstimmung über die Webseite des Vereins www.iapma.info) gefasst werden, wenn sich jedes Mitglied an der Beschlussfassung durch positives oder negatives Votum oder durch ausdrückliche Enthaltung beteiligt. Darüber hinaus können Beschlüsse auch schriftlich im Umlaufverfahren gefasst werden.
 
 
12. BESCHLUSSFÄHIGKEIT
 
Der Vorstand ist bei Präsenzsitzungen beschlussfähig, wenn mindestens drei Vorstandsmitglieder anwesend sind und die Vorstandssitzung ordnungsgemäß einberufen   wurde.
 
 
13. GESCHÄFTSSTELLE UND GESCHÄFTSFÜHRER
 
Der Vorstand kann für die Durchführung des operativen Geschäftes eine / n GeschäftsführerIn bestellen und eine Geschäftsstelle einrichten.
 
 
Aufgaben und Vollmachten sind in einem Geschäftsbesorgungsvertrag zu regeln.
 
Die Bestellung eines / einer konkreten GeschäftsführerIn ist der Mitgliederversammlung zu begründen.
 
Zu den Sitzungen des Vorstandes kann der Vorstand der / die GeschäftsführerIn beratend hinzuziehen.
 
 
14. GESCHÄFTSORDNUNG
 
Der Gesamtvorstand kann sich eine Geschäftsordnung geben, die nicht zum Bestandteil der Satzung gemacht wird. Die Geschäftsordnung beinhaltet eine detaillierte Beschreibung der Aufgabenbereiche.
 
 
15. PROTOKOLLIERUNG
 
Über die Vorstandssitzungen ist eine Niederschrift anzufertigen, die von dem / der SitzungsleiterIn zu unterzeichnen ist.
 
Die Niederschrift ist den Vorstandsmitgliedern binnen einer Woche nach der Vorstandssitzung zu übersenden.
 
 
16. INTERNE KOMMUNIKATION
 
Die Vorstandsmitglieder und die Inhaber der Vereinsämter geben monatlich Bericht über ihren Aufgabenbereich und andere Entwicklungen im online-Forum auf der Webseite des Vereins.
 
Der / Die SchriftführerIn erstellt eine Zusammenfassung dieser Monatsberichte ebenfalls zur Veröffentlichung auf der Webseite des Vereins.
 
 

§9 Vereinsämter
 
 
1.    Die Inhaber der Vereinsämter werden vom Vorstand nominiert und durch die Mitgliederversammlung bestätigt.
 
2.    Die Amtszeit der Inhaber der Vereinsämter entspricht derer des Vorstands.
 
 
 
§10 Rechnungs- und Kassenprüfung
 
 
1.    Die Rechnungs- und Kassenprüfung erfolgt im Rahmen der Erstellung des Jahresabschlusses des Vereins.
 
2.    Die Kassenprüfung des Vereins obliegt zwei KassenprüfernInnen, die nicht notwendigerweise Mitglied im Verein sein müssen.
 
3.    Die KassenprüferInnen dürfen nicht mit dem / der SchatzmeisterIn personenidentisch sein. Sie fertigen für das jeweilige Geschäftsjahr einen Kassenbericht an.
 

 
§11 Satzungsänderungen
 
 
1.    Satzungsänderungen durch die Mitgliederversammlung, einschließlich Zweckänderungen, bedürfen einer Mehrheit von mindestens zwei Dritteln der abgegebenen gültigen Stimmen.
 
2.    Satzungsänderungen, die von Aufsichts-, Gerichts- und Finanzbehörden aus formalen Gründen verlangt werden, kann der Gesamtvorstand von sich aus vornehmen.
 
Diese Ermächtigung umfasst nur die zur Behebung der Beanstandung erforderlichen Änderungen. Diese Satzungsänderungen müssen allen Vereinsmitgliedern binnen eines Monats nach Beschlussfassung schriftlich mitgeteilt werden.
 

 
§12 Auflösung, Aufhebung
 
 
1.    Ein Beschluss zur Auflösung des Vereins kann notwendig werden, falls Vorschläge für einen neuen Vorstand nicht rechtzeitig vor der Wahl vorliegen, somit kein neuer Vorstand gewählt werden kann.
 
2.    Die Auflösung des Vereins kann die Mitgliederversammlung nur mit Zustimmung von mindestens vier Fünftel der abgegebenen Mitgliederstimmen beschließen.
 
3.    Bei Auflösung, oder Aufhebung des Vereins, oder bei Wegfall der steuerbegünstigten Zwecke, fällt das Vermögen des Vereins an eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder eine andere steuerbegünstigte Körperschaft zwecks Verwendung für die Förderung von Papierkunst, Kunst und Kultur.
 
4.    Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend, wenn der Verein aus einem anderen Grund aufgelöst wird oder seine Rechtsfähigkeit verliert.
 
 

§13 Schlussbestimmungen
 
 
1.    Diese Satzung unterliegt dem deutschen Recht. Gerichtstand ist Sitz des Vereins.
 
2.    Bei Unwirksamkeit von Teilen der in der Satzung enthaltenen Bestimmungen bleibt der übrige Teil der Satzung voll wirksam.
 
3.    Diese Satzung wurde auch in englischer Sprache verfasst. Bei Rechtsstreit und für rechtsverbindliche Interpretationen gilt ausschließlich diese Version der Satzung in deutscher Sprache.
 
 
 
Dresden, 13. März 2021